本文主要從“道”和 “術”的層面分享如何做好一個成功的述職

不知道大家有沒有遇到這樣的情況：

1. 做的PPT老漂亮了，可是講完之后對方不知道你講的東西和他有什么關系

2. 自己講得老嗨了，可是聽眾卻一臉懵，不知道你在講什么，想要表達啥

3. 好不容易做完了述職，也不知道講得如何，述職是否成功

由上可知，寫報告只是其中述職種的的一個步驟，或者說只是呈現的一個小方面，所以我的回答擴展為：“如何做一個成功的述職?" ，從 “道”和 “術”的層面去分享這個問題

總的來說，

成功的述職都是從自己出發，以聽眾為視角，以一個好的方式、好的結構去呈現好的內容

1.述職的要素都有什么？

在做述職之前，我們首先要考慮以下幾個問題：

1） 述職對象（聽述職的人）的目的是什么？--> 他為什么要來聽你的述職，他想得到什么

2） 述職對象聽你述職會有什么感受？ -->

3） 你述職的目的是什么？--> 你想要傳達給述職對象的內容

4）一個好的述職應該是什么樣子的？

通過以上的問題和思考，我們可以看到述職包括以下的內容

述職六要素

以上 6 個要素中，我們重點挑目的、對象、和要求來說一說

1.1 述職的目的

以終為始，使命必達。明確目的以后，才能讓你寫的每一個字，說的每一句話，做的每一個動作都是有效的，都是為你的目的服務的。

述職從個人和組織來說，有不同的目的。對于做述職的人來說，重點關注個人的目的即可。

對個人來說，述職是一個很好的思考和反思、沉淀總結的機會。一般來說，通過述職，我們可能想要獲取認可升職加薪，獲得支持解決現在或將來的困難，也有可能是和其他的部門、平級或上下級溝通的很好的機會。

述職的目的

1.2 述職的對象

知己知彼，方能百戰不殆。了解你的述職對象（聽眾），從述職對象（聽眾）的角度去考慮，說他想聽的話，以他喜歡的方式去呈現他想看的內容。

對于述職的對象，我們要去了解或思考他的職位身份、他為什么參加述職、對你的述職有什么期待或者影響，對于你要呈現的內容他有哪些信息是知道或者不知道的等等，他喜歡什么樣的溝通方式，有沒有什么忌諱等等

對述職對象的了解

1.3 一個成功的述職是什么樣子的？

通常咱們做完述職之后，很多人會問，你述職做得怎么樣呀？那么一個成功的述職是什么樣子的呢？從聽述職的視角來說，可以從下面三方面來看：

- 容易：述職對象是否容易明白

- 情緒：我們在準備或呈現述職的過程中，是否帶著對于述職內容的看法和洞見，是否有自己的思考和想法，是否有一些區別于其他人的獨特的東西

- 有效：是否能夠達成我們的目標、是否能夠達成組織的目標

對于以上三方面，如果答案都是肯定的話，那你的述職無疑是成功的

成功述職的標準

小結：

成功的述職都是以自己出發，我們要把述職當作自己的機會去沉淀、復盤我們工作相關的工內容

成功的述職都是以聽眾為視角，要以聽眾能接受的溝通方式去呈現他所關心的內容

2. 如何做好成功的述職？

弄明白述職的目的，了解了述職的對象及成功的述職的標準之后，我們來從 好的內容+好的結構+好的呈現 來說說如何做一個成功的述職

2.1 好的內容

一般好的內容要滿足三個條件：相關性、重要性、完整性

2.1.1 相關性

要考慮跟述職的目的、跟你自己、跟組織、跟述職的時間（年度、季度）等方面的相關性。

我們容易犯的錯誤是，寫了一大堆項目，但是沒有呈現你在項目里面的角色和貢獻。所以我們要多問自己，我呈現的這個案例或項目，和我的相關性是什么，我的貢獻或收獲是什么?

2.1.2 重要性

通常我們要考慮的是，我們要呈現的案例或內容重要嗎？對誰重要？為什么重要

2.1.3. 完整性

完整性主要考慮以下幾方面：邏輯、傳達信息、傳達意義、闡述重點的選擇等，哪些信息是述職對象必須知道但是可能不知道的

我們在準備述職的過程中，是需要有取舍的，如果有些案例的背景述職對象不知道，對于背景的闡述就是必要的。如果你不想在PPT上寫的字兒太多，可以考慮打印出補充內容的方式

相關性、重要性和完整性，是好的內容需要同時具備的條件，所以我們在準備述職內容的時候，需要綜合考慮。如果是新手還不太熟練的時候，可以列一個表格，來對內容進行整理

述職內容梳理表格

2.2 好的結構

人類接受信息時的頭腦活動一般是以 SCQA 的結構來的

所以對于案例、重點項目、個人成長、經驗總結方面的內容，推薦以 SCQA 的結構來進行表達或呈現 （這也是一個很好的講故事的套路，能夠幫助你成為一個講故事的好手哦）

2.3 好的呈現

有了好的內容和好的結構之后，我們怎么呈現呢？

下面從 怎么寫PPT 和 怎么講PPT 兩個方面來說

2.3.1. 怎么寫 PPT ?

不同目的的PPT, 呈現方式是不同的。對于述職PPT, 有以下幾個方面需要注意

2.3.1.1. 關注結構，關注結構，關注結構

推薦 SCQA （具體內容上文 ”好的結構“ 有描述）

2.3.1.2. 一目了然，保持簡單

推薦 1-7-7 法則：每頁幻燈片一個中心思想，每頁最多7行文字，每行文字最多包含7個字

2.3.1.3 風格沒那么重要

重要的是你所呈現的好的內容和好的結構。先梳理好內容和結構，再去考慮風格。

我們比較容易犯的錯誤是，花比較少的時間去梳理內容，去思考結構，花比較多的時間去考慮風格，去添加什么動畫、什么特效，這就本末倒置了。如果要給述職來評分的話，好的內容和好的結構是前面的1，風格是后面的0。 如果連前面的 1 都沒有的話，后面有再多的 0 都沒有用。好的內容和好的結構是根骨，好的風格只是錦上添花。所以在梳理好內容和結構之前，盡量少花時間在風格上。

2.3.2. 怎么講PPT？-- 現場述職的技巧

簡單的說，現場表達的時候，我們要以聽眾為中心，展現表達技巧、互動技巧、控場技巧，達到下面的目的：我們講的話，對方愿意聽，無論我們講的多還是少，對方聽到重點。

述職現場呈現技巧

2.3.2.1 表達技巧

首先我們要記得，述職是一個溝通的過程，我們要享受這個過程，保持放松

現場述職表達技巧

2.3.2.2 互動技巧

互動技巧一般包括提問、聆聽、回答三個方面

現場述職互動技巧

2.3.2.3 控場技巧

控場其實控制的是你自己，知道對方聽眾需要什么是最好的控場

控場想要達到的效果主要有：

1）活動現場氛圍

2）和聽眾有良好的眼神交流

3）和聽眾積極的互動

控場的手段主要有：

1）準備幾個故事或段子，在適當的時機活躍氣氛

2）適當使用視頻或音樂讓聽眾保持新鮮感

3）為每一部分內容分配時間

4）內容彈性，靈活安排

5）充分使用停頓

以上所有的技巧，都是需要經過刻意的練習才能夠靈活良好的掌握，所以我們在述職之前，可以先預演幾次；在每次述職之后，也要多多的總結和不斷的改善哦。

總結：

我們要做一個成功的述職，

1. 以終為始，從自己出發，梳理和總結自己做的事情，自己的思考和想法；

2.以始為終，以述職對象為視角，以聽眾喜歡的方式，按照好的邏輯和結構，呈現聽眾觀眾的內容，從而達到述職的目的 。

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